Бланк внутренней описи документов личного дела работника

Образец внутренней описи документов личного дела

В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

• Дата его принятия.
• Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
• Название.
• Номер.
• Дата, когда опись составлялась.
• Должность и данные о составителе, его подпись.
• Количество документов, содержащихся в деле.
• Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
• Сведения о количестве листов описи.
• Порядковый номер документа.

В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения. Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный! Москва: Петербург: Бесплатный звонок по России:

Образец оформления личного дела сотрудника

д.;

• возникающие во время трудовой деятельности:
  1. копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
  2. копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
  3. дополнительные соглашения к трудовому договору;
  4. копия трудовой книжки;
  5. аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
  6. должностная инструкции;
  7. справки о медосмотрах;
• связанные с прекращением трудового договора:
  1. копия приказа об увольнении.
  2. заявление об увольнении;

За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т.

д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности.

Правила формирования личного дела на сотрудника

;копии документов об образовании, повышении квалификации;;служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;акты, уведомления и т.

д.3. Документы о прекращении трудового договора.Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.Образец внутренней описи документов личного делаОсновываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Внутренняя опись личного дела

Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности.

В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.

Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника. Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.

В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника.

Бланк для скачивания расположен внизу в формате word.

заводится на работника при приеме его на работу. Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела.

Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника. Документы в личное дело включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке. При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке.

Рекомендуем прочесть:Как проверить штрафы за нарушение пдд в павлодаре

В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов.

Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы. Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Для каждого документа следует указать его основные идентификационные данные — наименование, номер, дата оформления, номера листов в личном деле. Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела работника можно скачать ниже. работника образец — .

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте. Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия.

Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив. Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел. Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле.

Внутренняя опись документов личного дела — образец

В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

1. порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
2. итогового количества документов в описи;
3. общего количества листов описи.

Подписывается документ сотрудником, который его составил.

О порядке составления описи читайте также в статье . Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале. Внутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Структура внутренней описи документов в достаточной мере проста и в то же время эффективна.

Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:

1. ;
2. ;
3. ;
4. .

Советуем прочитать Последнее

Внутренняя опись документов личного дела

По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись.

Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены.

Используйте от журнала «Кадровое дело».

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице: Представляемые работодателю при трудоустройстве Копии и оригиналы документов (ст. 65 ТК РФ и другие законодательные акты) Подтверждающие факт наличия трудовых отношений

1. и дополнения к нему
2. отзывы должностных лиц о работнике;
3. согласие на обработку персональных данных;
4. рекомендательные письма;
5. и копия приказа о приеме на работу;
6. характеристики;
7. трудовой договор;
8. и автобиография;

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы.

Рекомендуем прочесть:Сделать временную регистрацию в спб для школы

Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы. По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу.

Опись личного дела работника

Как правило, составлением занимается сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность ведения личных дел работников предприятия. Опись в личном деле работника, бланк которой подлежит заполнению, находится в самом начале папки.

В ней перечисляется вся содержащаяся в личном деле документация.

Для ее оформления существует унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (Приложения 2, 10). В табличную часть данного регистра вносятся следующие сведения о документах:

1. дата составления;
2. № п/п;
3. заголовок;
4. индекс документа;
5. примечание.
6. номера листов дела;

Чаще всего опись состоит из нескольких страниц.

Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т.

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника. Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений.

Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника.

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.

• Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела.

  В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.

• Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке.

  Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.

• При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
• Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

1. Регистрационный номер.
2. Порядковый номер.

Опись документов в личном деле работника — образец

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10). О сроках хранения различной документации читайте в статье .

В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале.

В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация.