Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения: кто занимается, как составить акт?
Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Общество с ограниченной ответственностью «РОМАШКА» (ООО «РОМАШКА») УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «РОМАШКА» _________________ И.В. Иванов «____» ________________ 2014 г.
АКТ ______________ №_____ г. Москва о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании
«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
, утвержденного приказом министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года и зарегистрированного в министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 года за № 18380 отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «РОМАШКА». № п/п Заголовок дела или групповой заголовок документов Крайние даты Кол-во ед.
Методы уничтожения документов
Эффективный, но труднодоступный способ утилизации – сжигание. С развитием технологий ушли в прошлое котельные, где отопление происходило за счет угля. Сегодня в городе очень трудно найти такое место, где можно проконтролировать полное уничтожение бумаги.
Поэтому, если на предприятии было решено воспользоваться этим способом, то необходимо внимательно следить за процессом утилизации документации.
Затратно и трудно обеспечить обработку документации химическими реактивами. Своими силами такое провести практически невозможно.
Приглашенный со стороны специалист не гарантирует отсутствие утечки информации. Процесс уничтожения дел таким образом очень длителен, и контролирующим лицам тяжело уследить за ним.
Высокая стоимость данной услуги делает этот способ весьма непривлекательным для предприятий.
Некоторые организации предпочитают закапывать бумаги с истекшим сроком хранения.
Порядок уничтожения документов с истёкшим сроком хранения
Пользоваться такими услугами целесообразно, если в офисе небольшой документооборот, и покупать шредер неразумно.
Однако они не учитывают высокую степень ненадежности такого способа утилизации.
Шредирование документов Когда речь идёт о конфиденциальных бумагах, простыми способами уничтожения документов не обойтись.
Мобильный шредер напоминает мусоровоз, в котором уставлено специальное устройство для загрузки макулатуры и измельчитель бумаги. Такая машина может переработать 2 тонны бумаги за 1 час.
Секретные бумаги с истёкшим сроком хранения утилизируются дорогостоящим и надёжным методом – химической обработкой. Степени секретности уничтожения документов Принцип действия подобной обработки состоит в том, что бумага превращается в однородную массу при помощи обычной воды и химических средств. Чтобы уничтожение документов прошло успешно, химическую обработку применяют как дополнение, уже после измельчения шредером.
Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много).
Рекомендуем прочесть:Невский загс часы приема заявлений на развод
Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры. Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
После этого проводится окончательная проверка – бланки для списания, признанные ценными, направляются для дальнейшего хранения в архив, остальные – на утилизацию. На этом этапе также должен быть издан приказ.
Физическое уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это конфиденциальный процесс. Существует особый порядок уничтожения секретных документов, он значительно отличается от правил для обычных бумаг.
Для секретных бумаг должен пройти определенный период по истечению срока хранения, только потом подписывают акт о выделении документов. Уничтожение секретных документов производится в специальных отделах государственных ведомств, после того, как руководителем ведомства будет подписан соответствующий приказ. Такой подход к утилизации позволяет минимизировать риск ошибочного уничтожения ценных деловых бумаг и оптимизировать процесс утилизации.
После составления
6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию
Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации. Процедуру ликвидации бумаг может осуществлять фирма-аутсорсер.
В этом случае нужно тщательно проверить документ на предмет соответствия всем законодательным нормам. Важно, чтобы составленный акт действительно мог служить подтверждением процедуры ликвидации.Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете
- Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
- Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.
- Приведение полного перечня уничтоженной документации;
Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению.
Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов
На следующем этапе руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов.
Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг.
Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб.
В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ. Обратите внимание! Деятельность организации за определенный срок может быть убыточной, при этом предприниматель имеет право перенести убыток на будущие налоговые периоды.
Порядок уничтожения документов
Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда. Задачи комиссии:
- отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
- подготовить документы к утилизации.
- составить ;
Рекомендуем прочесть:Парадная форма фсб нового образца
ВАЖНО!
Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.
Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2020 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст.
27 закона № 125-ФЗ). Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения? Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
- Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
- Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
- Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
- Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье .
Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее
Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ).
Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа. 1Не приводится. ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации.
Выделение бухгалтерских документов на уничтожение и методы их утилизации
№ 558 (перечень 2010 года распространяется на документы, созданные в 2010 году и далее; сроки хранения документов, созданных до 2009 года включительно, определяются в соответствии с типовым перечнем документов, утвержденным в 2000 году); Действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.
Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Общества с ограниченной ответственностью соответственно руководствуются ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ. Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском
Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации
Но они мало распространены.
