Главная - Независимая экспертиза - Как правильно назвать папки с письмами

Как правильно назвать папки с письмами


Как правильно назвать папки с письмами

Урок 24 Правильные имена файлов

Отсюда дополнение к рекомендации: К имени новой версии файла добавляйте номер. Иногда важна не только версия, но и нужно знать дату, когда вы внесли изменения. В этом случае: К имени файла можно добавить дату в формате ГОД-МЕСЯЦ-ДЕНЬ. Почему именно в таком виде? Всё просто, в проводнике файлы будут сортироваться в правильном порядке (по дате и версии).
На рисунке ниже названия файлов одного из IT-уроков: Пример правильных имён файлов Да, у вас будет целый набор файлов с похожими именами, и это именно то, что нам нужно.

Сейчас объясню на примере: Вы набираете текст в документе (отчет/доклад/диплом/резюме) и периодически сохраняете его под новым именем: «Отчет 01», через полчаса «Отчет 02», на следующий день «Отчет 03» и так далее.

Как правильно называется папка входящей.

Исходящие документы в организации. Некоторые секреты входящих документов

Добрый день, Анна.

1. Журналы входящей и исходящей корреспонденции обычно заводят на всю документацию, не только на письма. В них применяется сквозная нумерация. Но чтобы проще было искать, можно добавить в журнал колонку «категория» и в ней указывать к какой категории относится тот или иной документ (письма, извещения, коммерческие предложения и т.п.).

В электронных журналах при наличии реквизита «категория» очень удобно фильтровать документы. Также вы можете завести отдельные журналы входящей и исходящей корреспонденции только для писем.

А все остальные документы регистрировать в другом журнале. В номенклатуре дел, соответственно, вы указываете, что у вас несколько журналов регистрации корреспонденции. Обычно так делают, когда поток писем очень большой.

В таком случае нужно обязательно указывать в названии журнала, что данный журнал предназначен для регистрации писем. 2.Проектные письма необходимо хранить, в вашем случае, в двух экземплярах. Один в папке с входящей корреспонденцией, другой в папке с проектной документацией.

На каждом экземпляре должен быть проставлен один и тот же регистрационный номер. По поводу того где хранить оригинал и где копию.

Как правило, оригинал хранится в папке с входящей документацией у секретаря (делопроизводителя или иного ответственного лица), а копии передаются в подразделения или помещаются в иные папки. Но бывают исключения. Если руководитель требует, чтобы в папке с проектной документацией хранился оригинал письма, значит так и поступайте.

Но ОБЯЗАТЕЛЬНО сохраняйте себе копию письма, с пометкой где хранится оригинал (можно на обратной стороне или внизу письма сделать пометку, что оригинал письма находится в таком-то отделе в такой-то папке). Возьмите себе за правило, в папке с входящей и исходящей документацией не должно быть пропущенных номеров, т.е.

все зарегистрированные документы должны присутствовать в папке. Оригинал или копия — это уже как получится. Иначе будет бардак, в котором будет трудно разобраться не только вам, но и другим сотрудникам.Добрый день, Оксана!

1. Входящий номер. Входящий номер указывается только при регистрации входящей корреспонденции. При регистрации исходящей корреспонденции такой реквизит отсутствует. 2. Исходящий номер. Данный реквизит присутствует и во входящей корреспонденции и в исходящей корреспонденции.

Но при регистрации входящей корреспонденции в журнале регистрации указывается исходящий номер контрагента (т.е., компании, которая направила вам письмо), а при регистрации исходящей корреспонденции вы сами присваиваете номер документу, издаваемый вашей компанией.

Вход на сайт

Беларусь Написал 414 Репутация: 11 декабря 2008, 16:12 Да, регистрироваться будут в любом случае в одном журнале — журнале регистрации исходящих документов, а хранится могут в делах с перепиской разных отделов или по разным вопросам. Можете всю переписку с арендодателем(по любым вопросам — и на продление пропусков, и на продление срока действия договора аренды, о согласовании и т.д) подшивать в это дело, если вам так будет удобнее, только название переписки должно соответствовать документам, хранящимся в этом деле. Например:

«Переписка с такой-то организацией по вопросам аренды, продления срока действия договоров, выдачи пропусков и другим вопросам деятельности»

.

И не забывайте, что у себя, в переписке, вы должны оставлять заверенные копии всех исходящих писем. Не за что благодарить, обращайтесь, если будут еще вопросы.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Как правильно назвать папки с письмами

статью «Розыск утерянной корреспонденции» на стр.

58 журнала № 2’ 2012 А доставку документов в другой город, как правило, доверяют специализированным почтовым компаниям . Благо, сегодня у нас есть выбор.

Все зависит только от репутации компании, размера вашего кошелька и необходимых сроков доставки. Также почтовым компаниям доверяют организацию массовой рассылки, например, подарков к новогодним праздникам. Классическим способом доставки официальных писем как по территории нашей страны, так и за ее пределы, является почтовое отправление через ФГУП «Почта России» : простые, заказные письма, письма с уведомлением о вручении, ценные письма и т.д.

we’ll be exploring many of these specific seo services just a little further down this site.

мобильный, выездной шиномонтаж в москве круглосуточно! 2. снятие секреток. 4. ремонт проколов и порезов.

выездной шиномонтаж 24 часа в москве и мо. для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

обратите внимание, что теперь под каталогом «входящие» находится наша новая папочка.

Искусство организации файлов и каталогов

Хотя при написании статьи я старался придерживаться наиболее общей и объективной точки зрения, описанные в ней приемы — всего лишь один из возможных вариантов. Возможно, что?то сработает и для вас тоже, но не стоит воспринимать мои слова как истину в последней инстанции.

Некоторым ответ кажется очевидным. И все?таки, в эпоху мощных десктопных приложений для поиска (например, встроенные в Windows 7 возможности, или программы вроде Google Desktop Search) такой вопрос приходится время от времени слышать, поэтому дадим на него ответ.У меня есть знакомый, который помещает каждый скачиваемый или создаваемый им файл в папку «Мои документы», абсолютно не заботясь о какой?либо более глубокой структуре.

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Порядок указания сведений должен быть именно таким, например: «Генеральному директору ООО «Волна» И.И.СидоровуРабочая ул., д.

В поиске информации он полагается на помощь служб, встроенных в операционную систему Windows. И, знаете, он всегда находит то, что ищет! Он гуру поиска. Для него раскладывание файлов по разным папкам — бесполезная трата времени.Понятно, что такая модель поведения заманчива.

37, оф. 14,Саратов, 109235». 4 Справа, под реквизитами вашей организации, расположите заголовок письма. Он должен быть коротким, четко отражающим содержание текста. Например:

«О проведении плановой проверки санитарного состояния здания»

или «О предоставлении сведений о домах, нуждающихся в капитальном ремонте».

5 Начните основной текст с обращения к адресату и указания повода, по которому ему направляется данное письмо.

Например: «Уважаемый Иван Иванович!

Сообщаем Вам о проведении 14 января 2011 года плановой проверки санитарного состояния арендуемого здания».

6 Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа.

Формируем и храним дела с перепиской организации

В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов. Письма

Как правильно подшивать документы по папкам?

Вам будет полезно узнать о в материале по ссылке.

Для правильного формирования дел вам нужно проанализировать состав переписки (с кем, по каким вопросам), но обязательно с учетом сроков хранения.

Основная масса поступающей и отправляемой корреспонденции имеет сроки хранения 3, 5 лет, 5 лет ЭПК. Незначительная часть переписки имеет срок хранения 1 год (бронирование мест в гостиницах, заказ билетов и др.). Систематизировав переписку таким образом, вы сможете при проведении экспертизы ценности документов выделять их к уничтожению по истечении установленного срока хранения, освобождаясь от утратившей ценность документации.

Формировать документы в дело вы будете не по принципу «входящие», «исходящие», а по корреспондентам и/или вопросам. Если на поступивший документ был подготовлен ответ, документы (поступивший документ с приложениями, если они были, копия ответа) должны быть подшиты в соответствующее дело по дате ответного документа.

как быть: исходящие, входящие или просто пеерписка.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва Написал 224 сообщения Репутация: 5 марта 2010, 17:11 я считаю, что надо сделать несколько папок-можно разбить по адресатам, например переписка с фиромой «РОМАШКА», куда вы будете подшивать и входящие и исходящие -все что связано с этой фирмой ромашка, можно сделать папку-переписка по каким-то там вопросам, куда вы будете подшивать всю переписку, касающуюся этого вопроса.

Вообще если организация небольшая, то удобнее регистрировать все письма в одном месте, надо писать инструкцию по делопроизводству Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . ——————————— Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Компьютерная грамотность с Надеждой

Ту же самую мысль можно выразить, если сказать, что файл зарегистрирован в каталоге 01. Обычно один и тот же файл (т.е.

с одним и тем же именем) находится в одной папке, но при необходимости его можно хранить в нескольких папках, что можно легко сделать с помощью операции копирования. Все папки имеют имена. Требования к именам папок те же, что и к . Единственное отличие состоит в том, что в имени папки расширение, как правило, не применяется, хотя при необходимости его можно использовать.

В каждой папке могут храниться как файлы, так и другие папки, те, в свою очередь, тоже могут содержать файлы и папки и т.д. Папки чем-то напоминают матрёшки. Про такие папки, находящиеся внутри других папок, говорят, что это вложенные папки.

Папка, включающая в себя другие папки, называется родительской или охватывающей.

Если возле названия папки стоит «+», то это значит, что в этой папке есть еще папки и их можно открыть.

Как создать удобную файловую структуру для ваших документов

Рис.

3. Пример названий файлов с включением смысловых метокЗаведите файл, в котором вы будете записывать метки и их сокращенные варианты. Так вам будет проще запомнить их Неважно, какое сокращение вы выберете, главное, чтобы оно было понятным для вас и не слишком длинным. В файловой системе Windows есть ограничение на суммарную длину названия файла и пути к нему.

Максимальная длина названия файла и пути – 256 символов. Чем грозит превышение этой длины? Если вы захотите переписать файлы на другой носитель, их нельзя будет перенести с оригинальными названиями – из понятных названий получится смесь латинских букв и символов.Смысловые метки всегда должны идти в одной и той же последовательности и соответствовать той классификации документов, которая отражает работу вашей организации.

Образец расширенной классификации документов в виде .Когда мы храним информацию на цифровых носителях, часто не утруждаем себя ее правильной организацией, надеясь на функцию поиска.

10 любимых ошибок в управлении документами

Точно так же в регистрационную форму для исходящих документов записывается все то, что коллеги отсылают без сопроводительного письма. ■ Исправляем. Все перечисленные категории документов, конечно, очень важны для структурных подразделений организации, но они не являются корреспонденцией.

Следовательно, в журналах регистрации входящих и исходящих им не место. Как работать с входящими нерегистрируемыми документами.

Поступающие без сопроводительных писем документы секретарь передает заинтересованным в них подразделениям без регистрации.

Некоторые возразят: если коллега потеряет этот документ, то обвинят секретаря. В таком случае передавать документы следует под расписку.

В специально заведенной тетради чертится простая таблица, где перечисляется содержимое переданного в подразделение пакета, после чего работник подразделения расписывается в его получении (Таблица 2).