Главная - Право собственности - Сколько лет хранятся документы в архиве организации

Сколько лет хранятся документы в архиве организации


Таблица сроков хранения документов в организациях в 2023 году

Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

  • 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
  • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
  • данные лиц, не принятых на работу;

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу. Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел 1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты: наименование организации (в полном виде) наименование структурного подразделения (в полном виде) номер дела (в соответствии

Какой срок хранения документов в архиве организации?

статью .

Бухгалтерия и налоги Годовая бухотчетность Постоянно (пока фирма существует) Отчетность в ФСС:

  1. годовая

Постоянно (пока фирма существует)

  1. квартальная

6 Отчетность в ПФР:

  1. сводная

6

  1. сведения персучета

75 Сведения о доходах физлиц 5 Налоговые декларации и регистры 5 Учетная политика, включая приложения к ней 5 Бухгалтерская первичка и регистры 5 Кассовые документы 5 Подробнее см.

материал . Счета-фактуры 4 По ним читайте публикацию .

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения.

Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

При этом период их хранения не может быть менее 5 лет. Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст.

29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода.

Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ). О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала . ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка.

Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух. За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией.

Бухучет инфо

Главархивом СССР от 15.08.1988 утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв.

Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. В справочной информации

Сроки хранения документов

Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами. Для акционерных обществ, деятельность которых связана с ценными бумагами, установлены отдельные требования.

Их регламентирует Постановление ФКЦБ №03-33/пс

«Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ»

.

Памятка: сроки хранения архивных документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов.

Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные.

Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников — 75 лет.

Еще один пример — . В общем случае сроки хранения типовых документов устанавливаются 5 лет.

Для чего нужно архивное хранение документов?

Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания.

Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара. При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

    архивы временного хранения данных; архивы с документами, которые используются очень часто; архивы долгого хранения документов; помещения, где работают архивные сотрудники.

Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их. Создание списков сотрудником архива.

В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.

Своевременное

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

Документы по личному составу, созданные до 2003 г.

Прием документов от любых организаций. Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.

22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

  1. в иных организациях (АО, ООО и др.).
  2. в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
  3. в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;

Вопрос в тему Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?

и начиная с 2003 г., хранятся (части 1, 2 ст.
К этой категории относятся граждане, находящиеся на:

  1. военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);
  2. правоохранительной службе.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.
Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному.

Сроки хранения документов в организации: это важно знать

Учредительные документы, лицензии, патенты, не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.Кадровые документы:

  1. подтверждающие происшествие несчастного случая – 45 лет;
  2. личное дело работника – 75 лет;
  3. штатные расписания – постоянно;
  4. подтверждающие возникновение профессионального заболевания – 75 лет;
  5. все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда – 75 лет.

Финансовые документы:

  1. имеющие информацию об исчислении и уплате налогов – 4 года;
  2. подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника – в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
  3. сертификаты
  4. подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды – 6 лет;
  5. подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков – в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;

Основные сроки хранения документов в организации (архив)

17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек.

А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст.

27 закона № 125-ФЗ. О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе. Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации.

Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта

Организация хранения документов в архиве

– 5 лет.

Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес.

до 75 лет. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно.

Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет. Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету. Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет. Счета-фактуры – 4-летний срок. Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании.
Оформленные дела передаются согласно их описи.

При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются: письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;

Сколько лет должны «жить» документы в бухгалтерии

Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что: — первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет; — документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.Несколько исключений из общего правилаИтак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете.

В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года.