Бесплатная юридическая помощь.
- Ждем ваших обращений!
Оглавление:
ценность Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле. Читайте также: В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр. Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны.
Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.
Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.
Период сохранения документации:
По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.
При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу. Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел 1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты: наименование организации (в полном виде) наименование структурного подразделения (в полном виде) номер дела (в соответствии
статью .
Бухгалтерия и налоги Годовая бухотчетность Постоянно (пока фирма существует) Отчетность в ФСС:
Постоянно (пока фирма существует)
6 Отчетность в ПФР:
6
75 Сведения о доходах физлиц 5 Налоговые декларации и регистры 5 Учетная политика, включая приложения к ней 5 Бухгалтерская первичка и регистры 5 Кассовые документы 5 Подробнее см.
материал . Счета-фактуры 4 По ним читайте публикацию .
Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения.
Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.
При этом период их хранения не может быть менее 5 лет. Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст.
29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода.
Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ). О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала . ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка.
Главархивом СССР от 15.08.1988 утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв.
Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. В справочной информации
Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами. Для акционерных обществ, деятельность которых связана с ценными бумагами, установлены отдельные требования.
Их регламентирует Постановление ФКЦБ №03-33/пс
«Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ»
.
Памятка: сроки хранения архивных документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов.
Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные.
Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников — 75 лет.
Еще один пример — . В общем случае сроки хранения типовых документов устанавливаются 5 лет.
Все это может стать причиной порчи данных.
Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания.
Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара. При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:
Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их. Создание списков сотрудником архива.
В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
Своевременное
Документы по личному составу, созданные до 2003 г.
22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):
Вопрос в тему Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?
К этой категории относятся граждане, находящиеся на:Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.
Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному.
Учредительные документы, лицензии, патенты, не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.Кадровые документы:
Финансовые документы:
17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек.
А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст.
27 закона № 125-ФЗ. О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе. Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации.
Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта
– 5 лет.
Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес.
до 75 лет. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно.
Оформленные дела передаются согласно их описи.При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются: письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что: — первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет; — документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.Несколько исключений из общего правилаИтак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете.
В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года.