Бесплатная юридическая помощь.
- Ждем ваших обращений!
Оглавление:
На эти вкладыши распространяются абсолютно все требования, применяемые к трудовой книжке. Основные этапы формирования дополнительного трудового документа – вкладыша в бланк трудовой книги: В случае окончания пустых строк в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях» кадровый работник обязан продолжить заполнение трудовой книжки.
Это осуществляется посредством вшивания вкладышей. На титульной странице трудовой книги в верхнем правом углу ставится отметка и штамп с указанием на то, что был выписан вкладыш.
Также в трудовой книжке должны стоять номер и серия выданного вкладыша.
Руководитель обязан обеспечить каждого своего работника трудовыми книжками и вкладышами, а каждый кадровик обязан знать, как пришивать вкладыш в трудовую книжку, чтобы в будущем не возникли проблемы по поводу расчета страхового и трудового стажа владельца бланка трудовой.
Штамп, как правило, ставится на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.
Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную.
Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша.
Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».
Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования
После грамотного оформления все вкладыши должны быть закреплены в трудовой.
Это нужно для того, чтобы документ не был утерян или испорчен. В актах трудового законодательства РФ не имеется четких предписаний по поводу того, в какой именно части бланка книжки пришивать вкладыши, каким должен быть цвет ниток и сколько должно быть проколов иглой или шилом.
Эти вопросы не являются принципиально важными, поэтому все они решаются в отделе кадров предприятия или организации. Характерные моменты, присущие процедуре подшивания вкладышей в трудовую: Перед тем, как подшить вкладыш в трудовую книжку, на ее титульной странице нужно сделать записи о том, что был выдан вкладыш с определенным номером и серией. Лучше всего прикреплять уже заполненный и проверенный вкладыш.
Вкладыш должен быть именно пришитым к трудовой.
Не допускается вклеивание клеем, скотчем или закрепление скобами степлера.
Шаг 4.
Приступаем к заполнению. При заполнении вкладыша в трудовую книжку в 2023 году ориентируемся на общие правила заполнения трудовых книжек. На титульном листе обозначаем ФИО владельца, причем, если в основном документе были изменения в этой части, то во вкладыше прописываются обновленные данные.
Правилами ведения трудовых книжек не установлено, в каком именно месте ставится эта отметка, но логично предположить, что удобнее всего сделать ее на внутренней стороне обложки.
Шаг 6. Внесение сведений о работе ничем не отличается от той же процедуры в трудовой книжке.
Не пытайтесь облегчить работу, вклеивая листы или присоединяя их скрепками, так как это запрещено.
Их нужно именно вшивать. Законодательство не регламентирует, как вшивать вкладыш в трудовую книжку. Образец правильного закрепления бланка отсутствует.
Придерживайтесь общих правил. Лучше вшивайте его в конце книжки.
При этом, размещать бланк в начало трудовой не будет нарушением, хотя это неудобный и нераспространенный вариант.
Обратите внимание! Если перед вами стоит вопрос, куда вшивать вкладыш в трудовую книжку, вшейте его между последней страницей трудовой и обложкой. Образец скрепления бланков позволит другим кадровикам вести личные документы сотрудников по единым правилам.
Подготовьте инструкцию, с которой ознакомьте других специалистов.
Учитывайте, что бланк должен быть прочно прикреплен к книге работника. Раздельное хранение книжки и бланка не допускается.
Кроме того, вшивание гарантирует надежную фиксацию листов.
Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.
Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.
Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка.
Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя.
Страницы необходимо пронумеровать, продолжая нумерацию трудовой книжки. Сведения о деятельности вносятся так же, как в основной документ.
Законодатель не установил четких требований к процессу вшивания вкладыша.
Рассмотрим применяемую на практике пошаговую инструкцию оформления документа.
В трудовой книжке ставят штамп «Выдан вкладыш». Обычно отметку делают на внутренней стороне титульного листа. Ответственный сотрудник вносит серию, номер документа.
Далее заполняется первая страница. Рекомендация! Если штамп не изготовлен, допускается вписывать информацию о документе шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета.
Сотрудник пишет «вкладыш выдан», проставляет дату, подпись. Почерк должен быть разборчивый. Затем кадровый работник готовит шило, ножницы, иголку, нитки черного или белого цвета.
Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте. Сотрудник отдела кадров накладывает один документ на другой, делает проколы шилом вдоль сгибов.
Обычно делают 4-5 дырочек. В завершение необходимо аккуратно вшить бланк.
Варианта два:
3 Заполнение титульного оборота вкладыша 4 Создание отметки в трудовой о реквизитах вкладыша 5 Сама процедура пришивки.
Далее смотрите на фото, как подшить вкладыш в трудовую книжку. Пошаговая схема действий следующая:
СОВЕТЧтобы закрепить узел и предотвратить его развязывание и/или протирку, рекомендуем наклеить на него этикетку из бумаги с надписью о том, что документ прошит и скреплен печатью.
Дополнительный уровень защиты может быть обеспечен при помощи сургучной печати.
Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша.
Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой.
Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку.
Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.
Шилом протыкают дырки в книжке и на развороте вкладыша.
Потом подшивают при помощи нитки.
Не разрешается пользоваться неприкреплённым, а просто вложенным вкладышем. Кроме этого не разрешается подклеивать или прикреплять степлером. На первой странице делается отметка о прикреплении с указанием номера и серии.
Надпись можно сделать чёрной или синей шариковой ручкой, по правилам на предприятии должна быть специальная печать. Иногда возможны ошибки. Вот некоторые из них: Дополнительный бланк подшили неправильно.
При заполнении допущены орфографические ошибки.
В этой ситуации недопустимо оформлять новую трудовую книгу вместо используемого документа. Следует обратить внимание, что другие действия должностного лица могут привести к тому, что данный документ потеряет свою юридическую силу.Оформление вкладыша в трудовую книжку – специфическая процедура, имеющая свои нюансы и тонкости. Для начала, руководителю компании необходимо ознакомиться с нормативно-правовыми документами, регулирующими порядок проведения данного процесса.
Как уже было сказано выше, в действующем законодательстве отсутствует четкая информация о процессе вшивания дополнительных листов. Однако в двести двадцать пятом Постановлении Правительства РФ содержится информация о правилах ведения рассматриваемого документа.
В пятом разделе Постановления зафиксирован порядок использования вкладышей для трудовых книг.Согласно информации, указанной в данном разделе, использовать вкладыши разрешается только по окончании основных страниц ТК.
Необходимо сделать несколько стежков, чтобы в дальнейшем вкладыш не выпал. Нитки рекомендуется использовать приглушенных тонов.После вшивания книжка и вкладыш должны составлять единый документ.
Не допускается вклеивание вкладыша либо фиксация степлером. Этот запрет закреплен в пункте 38 Инструкции по ведению трудовых книжек.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку пошагово?
Теперь можно внести запись непосредственно во вкладыш. Кстати, первый и второй шаги можно поменять местами.На первый лист вкладыша заносится информация о физическом лице, которому трудовая книжка принадлежит.На титульном листе книжки необходимо сделать отметку о том, что выдан вкладыш. Как вшить в трудовую книжку вкладыш?
Теперь, когда информация о сотруднике заполнена, можно переходить к внесению записи о приеме или увольнении, переводе.В книге движения трудовых книжек также делается отметка о том, что произведена процедура выдачи вкладыша.На этом процедура вшивания закончена.
Одним из обязательных условий является запись «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которой выглядит следующим образом: Без этой записи даже вшитый в трудовую книжку вкладыш является недействительным.
Ответственное лицо должно следить и за наличием бланков строгой отчетности, ведь в течение 5 дней должны вноситься записи о награждениях, поощрениях, кадровых перестановках.
Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.