Как написать объяснительную записку — образцы и примеры + пошаговая инструкция
Но когда руководитель сталкивается с тем, что такие ошибки были допущены, чаще всего он хочет получить объяснения по этому поводу. Оформление такой объяснительной записки рассмотрим ниже.
Прежде всего, стоит уяснить, что ситуация должна быть описана кратко, в то же время максимально полно. Нужно указать, в чем заключаются ошибки, почему они были допущены, какие последствия это повлекло.
Обязательные реквизиты для документа:
- Название компании;
- Заголовок;
- Фамилия, инициалы и название должности руководителя;
- Подпись.
- Дата;
- Непосредственно объяснение;
Главное: не делайте из документа сочинение! В тексте указывайте уважительную причину, по которой были допущены ошибки, при этом свою вину не перекладывайте на других, вряд ли руководству понравится, что работник не хочет признавать недочеты в работе, допущенные им самим.
Если же вину признаете, то обязательно укажите, как сожалеете и поясните, что впредь такого не допустите.
Примеры грамотных объяснительных записок при выявлении недостачи после инвентаризации товаров и денег кассы
Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.Дата составления записки, ее порядковый номер.Основная часть.
Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.Инициалы, должность, подпись работника.Скачать образец объяснительной записки при недостаче товаров на складе – .Генеральному директорукомпании “Шкаф”Митину Л.Д.ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯо недостаче товаров на складе№15312.06.2020 гЯ, Углов Д.А., 12 июня 2020 года проводил пересчет товара на складе.
В результате работы я обнаружил недостачу электрооборудования — количество присутствующего товара не соответствует количеству, указанному в имеющейся документации.Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц.
Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры
В ОКУД имеет свой код, как и докладная.
Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям.
Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными: урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера; рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности; донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие); объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством; регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
Недосдача или недостача как правильно
Он обязан поставить на ней дату приема и регистрационный номер.
Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра.
Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику. Вот еще один пример правильно оформленной записки: Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию. Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб.
Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров.
Особое внимание уделяют и количеству поступившего товара, и его качеству.
Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются:
- на инициативные;
- отчетные.
- информационные;
Рекомендуем прочесть:Как проверить себя по базе мвд
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п. В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
- на внешние;
- внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные
При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:
- от работника к руководителю отдела;
- от руководителя отдела к руководителю компании;
- от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению
- отчетные
- чисто информативные;
- инициирующие принятие решения;
- объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
- описывающие какое-либо событие
Структура I раздел —
Служебная записка. Образец написания
Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.
Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.
Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
- дате ее составления,
- о наименовании предприятия,
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Недостача
Такие ведомости составляют только по тому имуществу, которого не хватает.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
В результате в сличительных ведомостях отражаются расхождения, существующие между данными бухучета и инвентаризационных описей.
Итоговые результаты проверки вносятся в специальную ведомость учета результатов . Обнаруженные расхождения отражаются на счетах бухучета компании. Все документы после этого подписывают председатель и члены инвентаризационной комиссии, а затем утверждаются главным бухгалтером, принявшим от председателя все ведомости, акты, протоколы и иные первичные документы.
Каким образом происходит отражение в учете результатов инвентаризации?
После оформления всех первичных документов их сдают в бухгалтерию предприятия. Бухгалтер обязан должным образом отразить результаты инвентаризации в бухучете и оформить соответствующие проводки. Способ учета недостачи зависит от наличия виновного в этом лица или от его отсутствия.
Как написать докладную записку правильно
После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:Повысить эффективность личной работоспособности.
Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.Исправить ситуацию.
Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе.
Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия.
Рекомендуем прочесть:Доки на налоговый вычет
Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная
Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу.
Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника.
Удостоверение записки его личной подписью также обязательно. В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны. Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного 13.09.2016 по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П.
Копию прилагаю». Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.
Расписка о недостаче
получил от Петрова Сергея Ивановича 31.12.1987 г.р., (паспорт серия 11 № 333333, выдан «05» мая 2012 г.
ОВД Ленинского района города Екатеринбурга, зарегистрирован по адресу г. Москва, ул. Белая, д. 25 кв. 1) денежную сумму в размере 100 (сто) рублей.
Я, Иванов Петр Сергеевич, обязуюсь вернуть полученные средства в полном объеме Петрову Сергею Ивановичу в срок до 25.12.2013 с оплатой процентов в размере 2 (два) процента годовых. Г. Москва Восемнадцатое августа 2013 года Иванов П.С. Петров С.И. Если же расписка составляется для передачи денег в счет оплаты товаров или услуг, то её образец выглядит следующим образом: РАСПИСКА в получении денежных средств Я, Иванов Петр Сергеевич, 01.01.1978 г.р., (паспорт серия 11 № 222222, выдан «11» сентября 2002 г.
ОВД Ленинского района города Москвы, зарегистрирован по адресу г.
Москва, ул. Старая, д. 1 кв. 25) получил от Петрова Сергея Ивановича 31.12.1987 г.р., (паспорт серия 11 № 333333, выдан «05» мая 2012 г. ОВД Ленинского района города Москвы, зарегистрирован по адресу г. Москва, ул. Белая, д. 25 кв. 122)
Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов
8506 По своей сути, несвоевременное предоставление документов – это невыполнение прямых должностных обязанностей, ведь ряд профессий предусматривает именно работу с документацией.
Если какая-либо бумага не была предоставлена в срок, это может спровоцировать задержку других процессов на работе или же просто негативно отразиться на результате. Если работник допустил такой недостаток в своей работе, начальство вправе потребовать от него объяснительную записку, в которой следует изложить причины, приведшие к задержке с документацией.
ФАЙЛЫ Составляется записка по общим принципам делопроизводства, то есть с указанием адресата (начальника), собственной должности, обязательного проставления даты и личной подписи.
Рекомендации по формулировке содержания:
- не пытайтесь переложить собственную оплошность на кого-то другого;
- встречные обвинения в объяснительной записке не сработают в вашу пользу;
- если вина действительно имеет место, правильнее ее признать, извиниться и выразить намерение не допускать подобного в дальнейшем;
- не стоит пускаться в подробные и пространные объяснения, достаточно указать одну причину;
- текст записки, по неписаным правилам, не должен выходить за пределы 1 листа.
Председателю Арбитражного суда г. Москвы Н. А. Новикову специалиста отдела делопроизводства Марьяновой Р.М.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА О несвоевременном предоставлении документа Я, Марьянова Раиса Михайловна, являясь молодым специалистом, работаю в суде с 12.09.2017 г.
До настоящего времени практически не имела опыта работы с судебной документацией.
На сегодняшний день документооборот составляет около 200 документов в день.
В связи с большой загруженностью и недостатком практического опыта я не справилась со своими должностными обязанностями, отправив судебный акт от 18.09.2017 г. с нарушением установленных сроков. Прошу не применять ко мне мер дисциплинарного воздействия.
Впредь буду стараться выполнять свою работу более внимательно и сосредоточенно, накапливая опыт. 20.09.2017 г. Специалист отдела делопроизводства /Марьянова/ Р.М.
