Главная - Трудовые споры - Журнал регистрации входящей информации образец

Журнал регистрации входящей информации образец


Журнал регистрации входящей информации образец

Журнал регистрации входящих документов

  1. документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
  2. регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
  3. для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов. Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Как вести журнал входящей корреспонденции

Бывают ситуации, когда в организации нет указанных сотрудников, тогда учетом входящей корреспонденции должен заниматься специально назначенный руководителем работник. Иногда считают, журнал учета входящей корреспонденции должен соответствовать некоему единому образцу или шаблону.

На самом деле, это не так. Ни законодательством, ни ГОСТом не предусмотрено стандартной формы ведения этой книги.

Руководство организации может включать в данный вид учета любые дополнительные графы. Традиционный бумажный журнал регистрации выглядит как изготовленная в типографии книга формата А4. Страницы книги имеют вид таблицы.

Журнал такой формы удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями своего делопроизводства, Данные о входящем письме вносятся либо с левой, либо с правой стороны страницы.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила.
Итак, нам потребуется:

  • штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.
  • компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  • корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  • сканер;
  • принтер;

Наверное, я огорчу некоторых

Образец журнала регистрации входящих документов

Требует времени для создания.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.
Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется.

Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно. Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений. Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой. Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.

Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря. Этот сотрудник

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др.

Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации). Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.

Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции.
Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов.

В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.Такая форма регистрации

Журнал регистрации входящих документов

→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 1,2 кб Поделиться: Утвержден постановлением Минюста от 26.10.2006 N 64 Форма ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ————————————————————————— ¦ Дата ¦ Корреспондент, дата и ¦ Краткое ¦Резолюция ¦Отметка об ¦ ¦поступлени¦ номер поступившего ¦содержание ¦или кому ¦исполнении ¦ ¦ и номер ¦ документа ¦ ¦направлен ¦ ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦документ ¦ ¦ +———-+————————+————+————+————-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +———-+————————+————+————+————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————+————————+————+————+—————

  • (Adobe Reader)
  • Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества.

    Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально.

    Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.

  • Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.

    Правоотношения в сфере найма не исключение.

  • В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки.

    Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 15 сентября 2023

  • Добавлено документов16
  • Внесены корректировки в7

Договоры по тегам Советы работнику офиса

  • Все договоры
  • Все бланки

Цитата на века Где начало того конца, которым оканчивается начало?

(К. Прутков)

Регистрация документов.

Входящая и исходящая корреспонденция.

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно: В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше.

В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами.

Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере. В электронном журнале в формате doc, docx, xls.

Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации.

Журнал регистрации исходящих документов

Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры. Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов. Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица.

Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны: Дата документа.

Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.

Регистрационный номер исходящей документации.