Бесплатная юридическая помощь.
- Ждем ваших обращений!
Оглавление:
Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу. Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:
Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов. Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».
Бывают ситуации, когда в организации нет указанных сотрудников, тогда учетом входящей корреспонденции должен заниматься специально назначенный руководителем работник. Иногда считают, журнал учета входящей корреспонденции должен соответствовать некоему единому образцу или шаблону.
На самом деле, это не так. Ни законодательством, ни ГОСТом не предусмотрено стандартной формы ведения этой книги.
Руководство организации может включать в данный вид учета любые дополнительные графы. Традиционный бумажный журнал регистрации выглядит как изготовленная в типографии книга формата А4. Страницы книги имеют вид таблицы.
Журнал такой формы удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями своего делопроизводства, Данные о входящем письме вносятся либо с левой, либо с правой стороны страницы.
Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.
Итак, нам потребуется:
Наверное, я огорчу некоторых
Требует времени для создания.
Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.
Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется.
Не требует от работника углубленных знаний в ПК.
Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно. Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.
Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений. Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой. Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.
Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря. Этот сотрудник
При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.
Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др.
Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации). Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.
Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.
В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.Такая форма регистрации
→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 1,2 кб Поделиться: Утвержден постановлением Минюста от 26.10.2006 N 64 Форма ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ————————————————————————— ¦ Дата ¦ Корреспондент, дата и ¦ Краткое ¦Резолюция ¦Отметка об ¦ ¦поступлени¦ номер поступившего ¦содержание ¦или кому ¦исполнении ¦ ¦ и номер ¦ документа ¦ ¦направлен ¦ ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦документ ¦ ¦ +———-+————————+————+————+————-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +———-+————————+————+————+————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————+————————+————+————+—————
Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально.
Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
Правоотношения в сфере найма не исключение.
Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
Новое за 15 сентября 2023
Договоры по тегам Советы работнику офиса
Цитата на века Где начало того конца, которым оканчивается начало?
(К. Прутков)
Входящая и исходящая корреспонденция.
Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно: В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше.
В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами.
Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере. В электронном журнале в формате doc, docx, xls.
Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации.
Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры. Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.
Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов. Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица.
Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны: Дата документа.
Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
Регистрационный номер исходящей документации.