Вопрос 32. Документооборот в логистике
Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и служит основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.
Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета.
С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат.
Gvmp
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
На оприходование сырья и материалов документ может составляться и получателем:
- приходный ордер (форма N М-4 ) или акт о приемке товара без счета поставщика (форма N ТОРГ-4);
- авансовый отчет (типовая форма N АО-1 ), если ценности приобретены за «наличку» через подотчетных лиц.
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Иногда возникает вопрос: нужно ли оформлять приходный ордер на сырье и материалы, если от поставщика получены сопровождающие документы?
Методическими указаниями по учету МПЗ предусмотрен компромиссный вариант (п.
49): предприятие может поставить штамп с реквизитами приходного ордера на сопроводительных документах поставщика, удостоверяющих количество и качество поступивших МПЗ.
Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях
Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии.
Утверждены Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.
В их числе кино, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из информационных систем. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота. Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров. Другой, не менее важный признак документа – его реквизиты или атрибуты.
Этот термин пришел в нашу лексику из информационных систем.
Одно из преимуществ электронного
Производственный документооборот как основа управленческого решения
Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.
Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Правила внутреннего трудового распорядка — организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: .организация работы предприятия; .взаимные обязанности работников и администрации; .предоставление отпусков; .командирование сотрудников; .внутриобъектный режим.
Рекомендуем прочесть:Ремонт кровли в рамках текущего ремонта
Документы классифицируются: ·по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и другие.
·по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные; ·по форме: индивидуальные, когда содержание
Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов
С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов. Это интересно Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС.
В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам. Внедрение
Документооборот и его организация на предприятии
— они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу).
Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.
Поступившие документы необходимо проверить на целостность упаковки, что гарантирует сохранность документов.
Проверяется также целостность всех вложений. Если все же документ поступает в поврежденном виде, то для его приемки должен быть составлен акт. Помимо этого, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде» (см. ниже). УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия подпись И. О. Фамилия дата АКТ N о выявлении повреждений документа «___» ______________ 20__ г.
г. Москва Комиссией в составе: Председатель:______________________________________________________________ члены: ____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
Систематизация бухгалтерии
Вот почему данная тема является очень важной для изучения.
В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами. 1. Понятие документооборота Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.
Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе
Постановка документооборота.
Опыт многопрофильной компании
Представители финансовой службы помогали каждому продавцу: инструктировали, контролировали, вместе с ними отвечали на просьбы клиентов.Очень скоро компания начала стремительно развиваться.
Руководство приняло решение об открытии нового подразделения, занимающегося электромонтажными работами. Затем создали и другие отделы, которые специализировались на монтаже вентиляционного оборудования, кондиционеров, телефонии и проведении сантехнических работ.
Возросло количество магазинов.Так что бухгалтерам становилось все труднее участвовать в торговом процессе. Мы поняли: необходимо упорядочить и унифицировать способы разрешения проблемных ситуаций, связанных с оформлением «первички». И полностью переложить соответствующие обязанности на другие отделы, оставив за бухгалтерией лишь контроль.
Для достижения цели разработали четкий алгоритм действий всех менеджеров, порядок составления и сдачи документов
Организация документооборота на предприятии (стр. 1 из 4)
Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.
1. Понятие документооборота Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.
Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе
Документооборот на предприятии: правила и принципы
Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени. Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:
- Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.
- Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
- Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
- Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
Таблица.
5. Офисный и технический документооборот в организации производства
Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ). Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку совместной работы(collaboration).
Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы.
Обычно реализованы в концепции «порталов».
Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя.
Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.
Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности.
Этого требует новый Закон о бухучете.
Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать.
И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.
