Порядок заверения трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии
Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом.
Существуют 2 основных варианта:
- Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.
- Можно заверять каждый лист по отдельности.
Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.Порядок заверения будет следующий:
- Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
- Ставим печать организации, если компания ее использует.
- Пишем «Верно» или «Копия верна». Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
Как заверить копию трудовой книжки
В небольших компаниях данную функцию выполняет главный бухгалтер или директор. Согласно действующему законодательству, ксерокопия трудовой книги, заверенная руководителем, имеет ту же законную силу, что и оригинальный документ.Заверенная копия трудовой может использоваться для предоставления государственным учреждениям и третьим лицам.Давайте рассмотрим, для чего нужна заверенная копия трудовой:
- Оформление займа в банковской организации.
- Для получения грантов и дотаций.
- При прохождении процедуры усыновления.
- При получении документов для выезда за рубеж.
Рассматриваемый документ используется с целью доказательства факта ведения трудовой деятельности в течение определенного временного отрезка.
Кроме вышеперечисленных ситуаций, необходимость получения ксерокопии трудовой может возникнуть при устройстве на вторую работу.Правила заверенияКак уже было сказано
Как заверить копию трудовой книжки
Лучше сразу, при получении копии, проверять правильность его оформления.
Рекомендуется подавать работодателю два экземпляра заявления. На одном из них специалист поставит отметку о принятии. Есть несколько важных моментов, как правильно заверить трудовую книжку:
- Основные правила, как заверить трудовую книжку, отображены в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. На каждой странице ксерокопии ставится:
- круглая печать;
- словосочетание «копия верна»;
- дата, должность, подпись и расшифровка ответственного за изготовление документа лица.
- дата, должность, подпись и расшифровка ответственного за изготовление документа лица.
- На последнем листе пишут: «работает по настоящее время».
Тогда тянуть с предоставлением копии служба точно не станет. Рядом проставляется: круглая печать, подпись, должность и расшифровка ответственного лица. - круглая печать;
- Копии снимаются со всех страниц документа и скрепляются между собой: степлером либо прошиваются нитками.
- словосочетание «копия верна»;
Новые правила заверения копии трудовой книжки в 2020 году
Не забываем также ставить дату оформления копий.После основного заверения на копии необходимо написать фразу о том, что человек продолжает работать. Обязательно укажите, что он работает по настоящее время.Право подписи имеют:
- сотрудники отдела кадров;бухгалтер;директор;предприниматель.
Если в организации имеется печать, она обязательно должна ставиться.
При ее отсутствии надо сделать запись «Верить без печати».Выдача копии должна быть осуществлена не позднее трехдневного срока после получения запроса от сотрудника.В законодательство были внесены некоторые корректировки, которые важно знать при оформлении копии. Действовать они начали с 1 июля текущего года.
Теперь все работодатели обязаны придерживаться новой методики заверения книжек.Главным отличием является то, что теперь дополнительно требуется делать отметку о том, где именно хранится подлинник трудовой.
Где и как правильно заверить копию трудовой книжки: образец
Засвидетельствовать ее вправе директор, кадровик, или служащий, занимающийся ведением документации. Как заверяется копия трудовой книжки:
- Надо направить запрос начальству, и в 3-дневный срок должна быть предоставлен дубликат документа.
- После директор или уполномоченное лицо ставит свою роспись (расшифровав ее) и печать.
- На последней страничке должна непременно располагаться запись «работает по настоящее время», наличие этой записи указывает, что трудовая книжка, а вернее, образец дубликата считается неподдельным.
- Сотрудник обязуется ознакомиться с предоставленной ксерокопией ТК, и подтвердить записью, что «копия верна» на всех сделанных страницах. Кроме этого, подпись с расшифровкой также обязательна.
Заверение копии трудовой книжки также удостоверяется в нотариате.
Процедура осуществляется, когда гражданин безработный, и трудовая имеется у него на руках.
Правила заверения копии трудовой и образец документа
Во всех других случаях необходимо оформить копию.Заявление можно подать как руководству, так и начальнику кадрового отдела, если таковой имеется у данного юридического лица. Если идёт речь о небольшой компании, то выдачей копии будет заниматься менеджер либо другое лицо, наделённое полномочиями на подобные действия.
Согласно правительственному постановлению под номером 225 копия должна быть
выдана уполномоченным лицом не позднее трёх дней с момента подачи заявления. В отдельных случаях возможна выдача копии после устного уведомления непосредственного руководителя, но это исключение из правил, а не распространенная практика.
Чаще устное уведомление используется в мелких компаниях или организациях, где все знают друг друга в лицо, и где есть взаимное доверие.Также следует понимать, что не всегда требуется выдача полной копии. Иногда достаточно копий отдельных страниц или одной страницы — всё зависит от конкретного случая.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки
Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки.
Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере.
Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию. Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством.
Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм. Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок.
Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.
Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
Как заверить копию трудовой книжки
Формат копии Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки.
Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.
На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.
Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.
2. Отметка о копийности В большинстве инстанций
Как правильно заверить копию трудовой книжки (образец)
Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит.
Следует отметить, что предусматривает аналогичное право работника на получение копий документов, связанных с выполнением им своих должностных обязанностей.
Указанное физическое лицо может запросить надлежащим образом заверенную выписку из трудовой книжки. Внимания заслуживает тот факт, что положения ТК РФ также не отвечают на вопрос, как заверить копию трудовой книжки. Образец оформления такого документа в предписаниях Кодекса также не содержится. В настоящее время на территории России применяется «ГОСТ Р 6.30-2003.
Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный нормативный акт утвержден .
содержит образец заверения копии трудовой книжки.
Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам
Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но перенесли на год.
Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 вступили в силу. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.
Рассмотрим первый вариант. Он не отличается от текущего варианта, в копии по-прежнему указываются:
- данные специалиста;
- дата.
- «верно»;
Второй вариант отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения трудовой книжки в оригинале. Фраза может звучать так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр».
Если бы речь шла не о трудовой книжке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2016).
Как правильно заверить трудовую книжку — образец в 2020 году
Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году для сторонней организации:
- указывается дата заверения;
- с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.
- на документе ставится отметка «Верно»;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2020 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время».
Не забудьте проставить печать организации, которая заверяет подлинность подписи должностного лица (п.
В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит.
Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.
Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, который работает по настоящее время (2019).
Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2020 года и как это было раньше
При использовании печати – она должна присутствовать здесь.
Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.
Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления . Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.
Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику. Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени.