Электронный журнал корреспонденции
Программа «» представляет собой автоматизированную систему ведения корреспонденции на компьютере. Основные возможности программы: 1.
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. 2. Ведение электронных копий документов.
3. Сканирование документов и сохранение в БД в электронном виде (формат Jpeg). 4. Печать реестров зарегистрированных документов. Печать может осуществляться ежедневно в конце рабочего дня (реестр за день), за определенный период, а также несколько раз в течении одного дня. 5. Контроль документов за исполнением (по основному сроку исполнения, а также дополнительным (промежуточным) срокам исполнения документов).
6. Организация электронного документооборота компании: наложение резолюции, определение ответственных лиц за исполнением контрольных сроков документа, конкретных исполнителей, сроков исполнения, согласование (утверждение) исходящей корреспонденции, ознакомление пользователей (исполнителей и ответственных за исполнением) и др. функции управления документами. 7. Агент оповещения пользователей о новых зарегистрированных входящих документах, о документах, с наступившими сроками исполнения, о новых исходящих документах, которые необходимо рассмотреть (утвердить/отклонить).
8. Единая система отбора и поиска документов. Использование сохраненных ранее запросов для повторного отбора (поиска), использование сохраненных запросов в качестве основы для создания новых запросов.Поиск по содержимому электронных копий документов. 9. Возможность работы на одном компьютере и в локальной компьютерной сети.
10. Использование ролей для определения функциональных возможностей пользователей.
11. Возможность доступа к архивным данным программы (прошлые года). Все данные находятся в одной базе данных, их показ настраивается пользователем с помощью системы отбора и поиска. 12. Администрирование базы данных: создание архивных копий или восстановление базы данных из архивной копии. 13. Использование справочной системы.
Предстваление кадровой структуры в виде дерева. 14. Экспорт данных в MS Excel, OpenOffice.
15. Встроенный редактор шаблонов печатных документов (FastReport). Возможность изменения шаблонов печатных документов (регистрационная карточка, резолюция, движение документа и др.)
Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции
Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.
Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.
Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений. Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой.
Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер. Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря.
Этот сотрудник
Журнал регистрации входящих и исходящих документов
При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично. Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).
Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем. Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции.
Пример журнала регистрации входящей документации
Документы, поступающие в организацию от других юридических и физических лиц, следует регистрировать в журнале. При этом на входящем бланке делается отметка о регистрации и присвоении ему регистрационного номера. Регистрация входящих документов позволяет не потеряться ни одному листу, а лицу, передавшему бумагу позволяет быть уверенным в том, что он будет рассмотрен и дойдет до адресата по назначению.
Более крупные предприятия ведут два отдельных регистрационных журнала для входящей и исходящей документации. Образец для входящих документов предлагаем скачать внизу. Книга регистрации не имеет типового бланка и может принимать такую форму, какая удобна самой организации. Для исходящих бумаг может быть использована аналогичная форма с небольшими изменениями.
Журнал регистрации для входящей корреспонденции и документов не является обязательным, однако он упрощает учет поступаемой в организацию документации, а потому желательно его завести. Другие образцы журналов регистрации:
- трудовых договоров — ;
- приказов по основной деятельности — ;
- бланков строгой отчетности — .
Рекомендуем прочесть:Можно устанавливать ксенон в противотуманные фары
Книга для регистрации входящей документации может иметь следующие графы для внесения регистрационной записи:
- день поступления документации в организацию и регистрации его в журнале;
- регистрационный номер, который присваивается бланку и проставляется на его титульном листе;
- автор поступившей бумаги — от кого он (физическое или юридическое лицо);
- дата, когда документ сформирован, указывается на самом бланке;
- его номер;
- удобно в журнале при регистрации отражать содержание входящего документа — о чем;
- исполнитель;
- задание — что нужно сделать с входящим документом;
- срок исполнения этого задания;
- полезно в журнале указать автор резолюции — кто должен исполнить задание по входящему документу;
- расписка в получении бумаги — подпись, ФИО;
- отметка о направлении в дело — ставится после того, как входящий бланк исполнен.
Пример оформления приведен для скачивания ниже в формате excel. Журнал регистрации входящих документов образец скачать по .
Журнал регистрации входящих документов
→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 1,2 кб Поделиться: Утвержден постановлением Минюста от 26.10.2006 N 64 Форма ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ————————————————————————— ¦ Дата ¦ Корреспондент, дата и ¦ Краткое ¦Резолюция ¦Отметка об ¦ ¦поступлени¦ номер поступившего ¦содержание ¦или кому ¦исполнении ¦ ¦ и номер ¦ документа ¦ ¦направлен ¦ ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦документ ¦ ¦ +———-+————————+————+————+————-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +———-+————————+————+————+————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————+————————+————+————+—————
- (Adobe Reader)
- Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника.
От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
- Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества.
Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
- Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.
Правоотношения в сфере найма не исключение.
- В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
Новое за 12 сентября 2020
- Добавлено документов14
- Внесены корректировки в5
Договоры по тегам Советы работнику офиса
- Все договоры
- Все бланки
Цитата на века Где нет случая проявить талант, там и нет талантов.
(Л. Фейербах)
Журнал регистрации входящих документов
Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.
Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы.
Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.
В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи. Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель.
Это может быть также секретарь или офис-менеджер. В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.
Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен. Скачать другие образцы регистрационных журналов:
- для инструктажа на рабочем месте — ;
- для приказов по основной деятельности — ;
- для приказов по личному составу —.
Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде.
Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала. Все листы журнала нумеруют и прошивают. Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:
- дата поступления документа в организацию;
- номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
- лицо, от которого поступил документ;
- дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
- его содержание;
- ФИО и должность исполнителя;
- задание и срок исполнения этого задания;
- расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.
Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы.
образец — .
Электронный журнал корреспонденции 3.3.36
14.Редактируемые шаблоны для печати. 15.Поддержка офисного пакета Open Office для экспорта данных во внешние источники.
» » Язык интерфейса: Русский Автор программы: Размер файла: 13 МБ Лицензия: ShareWare (условно-бесплатная) Стоимость программы: $0/5000 руб. Операционные системы: Win 2000, Win 2003 Server, Win XP, Win 2008 Server, Win Vista, Win 7, Win 8 Разрядность: не указана Добавлено & Обновлено: 14 Июля, 2014г.
/ не обновлялась Просмотров: Сегодня: 0 Неделя: 5 Всего: 7164 Скачиваний: Сегодня: 0 Неделя: 0 Всего: 1638 Программа для наблюдения за компьютерами в локальной сети: скриншоты, работа в программах, сайты, кейлоггер, почта. Выявит «крыс», повысит дисциплину. » » » Мнения публикуются только после проверки администратором.
Перед добавлением плохого
Журнал регистрации исходящих документов
При этом пользователь может использовать и общий, и раздельные журналы регистрации.
Ведите разные журналы для входящей и исходящей корреспонденции, если вы фиксируете информацию о корреспонденции в бумажном виде.
Так с меньшей вероятностью допустите ошибку, когда присваиваете документам уникальные номера. Кроме того, так будет легче обрабатывать информацию. Использовать отдельные журналы регистрации удобно во всех случаях. Вы будете быстрее находить нужные документы, организовывать оперативный учет и контроль, в режиме реального времени вести аналитическую и справочную обработку информации о документообороте. Выбор специалиста или отдела, который будет отвечать за журнал учета исходящих документов, зависит:
- от организационной структуры компании;
- объема документооборота;
- формы, в которой организован документооборот.
- численности персонала;
В крупных компаниях обычно есть отдельная служба по делопроизводству.
Образец журнала регистрации входящих документов
Требует времени для создания.
Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Обязательна нумерация всех страниц.
Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте.
В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить. Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.
Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется.
Не требует от работника углубленных знаний в ПК.
4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов
На бумаге журналы не дублируют.Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем.
Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ — читайте Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.
